Sempre più professionisti hanno bisogno di organizzare le proprie risorse. Portare dal sempre più allontanato offline al ormai più benvoluto Online, tutte le proprie informazioni al fine di garantirne la reperibilità e la modifica facile, veloce ma soprattutto Sicuro.

L’esigenza di avere tutto a portata di click e di poterlo condividere e gestire in completa sicurezza ha fatto si che servizi esterni, come la G Suite siano la risposta migliore ad un’esigenza sempre più diffusa.

Gmail, Google Calendar, Google Drive sono solo alcuni degli applicativi web che è possibile impiegare gratuitamente, previa la creazione di un account, per soddisfare quei bisogni telematici quotidiani; eppure con la G Suite si è voluto andare oltre le necessità del singolo, per puntare invece alle PMI.

La G Suite, suddivisa in diversi moduli, comprende servizi quali Gmail, Google Calendar, Hangouts, Google+, spazio di archiviazione su Drive di 30 Gb (espandibile), possibilità di gestire e condividere online documenti excel, word, presentazioni, creare form di contatti e sondaggi online, utilizzo di Google Site (con cui creare semplici siti web) e soprattutto un’interfaccia di amministrazione da cui controllare il tutto.
Tutto quanto ovviamente salvato in Cloud, in modo da essere sempre raggiungibile ovunque vi troviate.

Con una piccola aggiunta potrete inoltre usufruire anche del servizio Vault in modo da poter salvare e categorizzare tutte le mail e le chat della vostra organizzazione e ritrovarle tramite una semplice ricerca guidata.

Descrivere il funzionamento di tutti gli applicativi  comporterebbe pagine e pagine quindi vi rimando al sito ufficiale, che tra l’altro è veramente ben fatto ed esaustivo; voglio invece analizzare di seguito il perchè questa suite sia molto importante per le pmi italiane.

Da quella che è la mia esperienza personale nel web marketing, posso assicurare che la maggior parte dei miei clienti lavora totalmente sprovvisto di un sistema centralizzato di controllo aziendale; questo è dovuto soprattutto all’alto costo dei sistemi gestionali più comuni ma anche alla complessità di utilizzo che questi sistemi spesso comportano.

E’ anche vero che un gestionale diventa indispensabile per aziende con molti dipendenti o per chi deve gestire un magazzino, ma poter avere un’unica piattaforma da cui monitorare le mail, controllare gli appuntamenti, condividere i file (sempre aggiornati), videochattare con i propri collaboratori ecc è davvero un ottimo punto di partenza per evolvere la propria attività verso un sistema sempre più digitalizzato.

 

Riassumo un secondo:

  • Comunicare tramite posta elettronica utilizzando un dominio con il formato @nomeazienda al posto di @gmail.com;
  • Pianificare le tue attività con Google Calendar per le attività in team;
  • Usufruire di un profilo Google+ Aziendale;
  • Effettuare video chiamate di gruppo con Hangout Meet;
  • Usufruire di tutte le funzioni delle più note suite per ufficio. Elaboratore testi, fogli di calcolo, sondaggi e moduli online, presentazioni da creare in team, implementazione di siti e block notes;
  • Archiviare i dati in uno dei cloud più diffusi, collaudati e con uno dei più avanzati sistemi di ricerca;
  • Avere accesso ad una console che ti permetta di gestire i permessi dei vari utenti con semplicità;
  • Organizzare ed esportare tutti i tuoi documenti e dati quando vuoi e dove vuoi;
  • Godere della protezione dei dati google, che non è poco.

Quali sono i prezzi ed i piani di G Suite

I prezzi sono chiaramente esposti nella pagina di G Suite. Con il tempo i prezzi potrebbero cambiare ma al momento sono questi:

  • Piano Basic che costa 4€ al mese oppure 40€ l’anno più IVA per utente e comprende:
    • Email aziendale con Gmail (quindi email@nomedominio);
    • Riunioni video e voce per video converenze ad alta qualità con fino 25 partecipanti;
    • Calendari condivisi;
    • Documenti, fogli di lavoro e presentazioni per lavorare insieme sullo stesso file contemporaneamente;
    • Assistenza telefonica via email ed online 24 ore su 24 e 7 giorni su 7;
    • Controlli di sicurezza quali la verifica in due passaggi, la gestione dei dispositivi mobili, il Single Sign-On (SSO);
    • 30 GB di spazio di archiviazione su Cloud;
  • Piano Business che costa 8€ al mese oppure 96€ l’anno più IVA per utente e comprende tutto quello che offre il Piano Basic più :
    • Spazio di archiviazione su cloud illimitato (o 1 TB per utente se gli utenti sono meno di 5);
    • Ricerca intelligente per tutti i prodotti Google Cloud con Cloud Search;
    • L’eDiscovery che è il processo che consente di cercare e trovare informazioni in formato elettronico. È particolarmente utile in ambito legale e per prevenire la perdita di dati in seguito all’avvicendamento del personale;
    • Puoi decidere per quanto tempo conservare i messaggi email e le chat salvate nel registro. Specificare i criteri per l’intero dominio o in base a unità organizzative, intervalli di date e termini specifici;
    • Avere dei rapporti di controllo per monitorare le attività degli utenti;
  • Piano Enterprise che costa 23€ per utente al mese oppure 276€ per utente l’anno più IVA e comprende tutto quello che offre il Piano Business con in più:
    • Possibilità di configurare azioni basate su norme per inviare notifiche all’amministratore, aggiungere avvisi alle intestazioni dei messaggi o bloccare l’invio delle email quando vengono rilevati contenuti sensibili;
    • Possibilità di impedire la condivisione non autorizzata di file con dati sensibili, come numeri di carta di credito, archiviati in Drive. Utilizzare oltre 50 rilevatori di corrispondenze per contenuti sensibili e creare regole personalizzate per l’invio di avvisi o il blocco di condivisioni.
    • Aggiungere le firme S/MIME alle email in uscita per renderle più sicure. S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions) è un metodo standard che consente di inviare messaggi email criptati con firma digitale.
    • Imporre l’utilizzo di token di sicurezza per accedere a G Suite, impedendo altri metodi di accesso meno sicuri.
    • Analisi dei log di Gmail in BigQuery per eseguire sofisticate query personalizzate ad elevate prestazioni, analizzare i dati e creare dashboard personalizzate.
  • Team che costa 8€ al mese oppure 96€ l’anno più IVA per utente e comprende:
    • Riunioni video e voce per un massimo di 25 utenti;
    • Documenti, fogli di lavoro e presentazioni;
    • Assistenza telefonica, via mail e online 24 ore su 24 e 7 giorni su 7;
    • Spazio di archiviazione su cloud illimitato (o 1 TB per utente se gli utenti sono meno di 5);
    • Gestione utenti del team.

 

Essendo io un iscritto allo G Suite dispongo di 2 codici sconto del 20% da utilizzare e li lascio qui in bella vista alle prime due persone che leggeranno tutto questo spiegone e da inserire sul sito ufficiale.

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